Alie criatividade e organização na gestão de seu tempo

Quem nunca desejou que o dia tivesse mais de 24 horas para realizar todas as demandas cotidianas? Na tentativa de cumprir horários, tarefas e compromissos dentro dos prazos estipulados, algumas pessoas recorrem as agendas de papel para organizar a rotina, otimizar o tempo e evitar a procrastinação.

Uma técnica que agrega organização, criatividade e simplicidade vem fazendo sucesso pelo mundo. Nomeado de Bullet Journal ou BuJo, o sistema organizacional se adapta a partir da necessidade e dia-a-dia de quem o utiliza. Criada em 2013 pelo designer Ryder Carroll, a técnica tem o objetivo de dividir a agenda em setores, como tarefas diárias ou calendário mensal. Para cada assunto, um símbolo – setas, pontos ou formas geométricas, ajudam os usuários a identificar eventos, tarefas, viagens e compromissos.

Ao iniciar um BoJu não é necessário ter muitos materiais ou alto investimento financeiro: basta ter em mãos um caderno simples e caneta. Aos mais entusiastas, as páginas podem ser personalizadas com adesivos, post its, gráficos, desenhos e canetas coloridas. No entanto, é necessário manter a disciplina e organização ao acrescentar ou retirar um evento do caderno. Nas redes sociais, várias pessoas disponibilizam tutoriais para a construção dessas agendas personalizadas.

Para além desse recurso, o professor do Ser Educacional Dativo Coêlho, especialista em gestão do tempo, ressalta a importância de administrar o dia-a-dia. “O tempo é um recurso bastante escasso. Se você não o gerenciar bem, não conseguirá organizar a vida e todas as outras áreas”, explica. Ele salienta que não há fórmulas para gerenciar o tempo, no entanto, pontua algumas dicas que facilitam a organização das atividades e compromissos. Confira:

1. Padronizar a organização – Para obter êxito e evitar a procrastinação no trabalho e nos assuntos pessoais, é necessário organizar o espaço da execução de tarefas e os horários de forma padronizada. Vale salientar que as resoluções devem ser simples, dentro das limitações de quem as executa.

2. Agenda atualizada – Ao identificar e organizar os compromissos e atividades, as pessoas percebem que possuem ‘um tempo extra’ no dia. Um planejamento diário, semanal ou mensal prioriza as demandas e execuções dentro do prazo. Além disso, evita-se que assuntos importantes sejam deixados de lado.

3. Identificar as prioridades – Mesmo que tudo pareça prioridade, agir de forma analítica é crucial para não voltar ao caos. Sistematizá-la é o caminho para alcançar as metas estipuladas. “Prioridade é tudo aquilo que nos leva ao alcance dos nossos objetivos e algo que só você pode fazer, sem delegar para terceiros”, ressalta o especialista.

4. Diferenciar as demandas urgentes das importantes – O professor distingue essas duas esferas da seguinte forma: “O importante é tudo aquilo que traz mais avanço para chegar ao nosso objetivo. Para isso, é preciso ter um planejamento e estratégias para realizá-lo. Já demandas urgentes estão atreladas aos prazos de conclusão. Logo, não se pode deixar acumular para evitar o descompasso das ocupações”, explana.

Conheça também a diferença sobre Gestão Horizontal e Vertical!

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